Temps de lecture : 11 minutes | Sage 100 Comptabilité + Portail Collaboratif Sage | Procédure pas à pas | FAQ incluse
Depuis le 1er septembre 2026, vos factures fournisseurs n’arrivent plus par e-mail : elles transitent par une plateforme agréée et se déposent dans le Portail Collaboratif Sage. Il faut ensuite les vérifier, puis les intégrer dans Sage 100 Comptabilité pour générer l’écriture, sans ressaisie. Voici la procédure complète, les paramétrages à contrôler avant de commencer et les pièges à éviter.
En résumé : la procédure en 7 étapes
Pour traiter une facture fournisseur reçue sur le Portail Collaboratif Sage et la comptabiliser dans Sage 100 Comptabilité :
- Se connecter au Portail Collaboratif depuis Sage 100 : Traitement > Sage Portail Collaboratif > Accéder à la société.
- Ouvrir Transactions fournisseur > Factures à vérifier et cliquer sur la facture au statut « Mise à disposition ».
- Approuver la facture (elle passe en « Prise en charge ») ou la Refuser avec un code motif normalisé.
- Dans Sage 100 Comptabilité : Traitement > Sage Portail Collaboratif > Réception des factures fournisseurs.
- Sélectionner la facture et contrôler l’onglet Document, le Pied et l’Échéancier.
- Ouvrir l’onglet Écriture et vérifier la pièce proposée par le modèle de saisie.
- Cliquer sur Approuver : l’écriture est générée dans le journal d’achat, sans ressaisie manuelle.
Deux conditions préalables : un journal d’achat et un modèle de saisie paramétrés dans Sage 100, et le fournisseur créé en base.
Ce que la réforme change pour vos factures d'achat
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent être en capacité de recevoir une facture électronique. Un fournisseur ne peut plus se contenter d’envoyer un PDF par e-mail : la facture transite par une plateforme agréée (PA), qui la dépose dans votre outil de réception.
Pour un service comptable, cela change trois choses :
- La facture n'arrive plus dans une boîte mail mais dans un portail de réception, avec un cycle de vie et des statuts normalisés.
- Chaque décision — prise en charge, approbation, refus — est renvoyée au fournisseur via la plateforme : le refus devient un acte tracé, avec un code motif normalisé.
- L'intégration en comptabilité part d'un fichier structuré, ce qui supprime la ressaisie — à condition que le paramétrage soit fait en amont.
Calendrier de la réforme
1er septembre 2026 : obligation de réception pour toutes les entreprises assujetties à la TVA, et obligation d’émission pour les grandes entreprises et les ETI.
1er septembre 2027 : obligation d’émission pour les PME, TPE et micro-entreprises.
L’administration a annoncé qu’aucune sanction ne serait appliquée pendant la phase de démarrage. Ce n’est pas une raison pour retarder le paramétrage : c’est la fenêtre pour roder vos process.
Le cycle de vie d'une facture fournisseur, de la plateforme à l'écriture
Avant la procédure, il faut savoir où se situe chaque statut. Une facture fournisseur passe par six états successifs.
| Statut | Où | Ce que cela signifie |
|---|---|---|
| Reçue par la plateforme | Plateforme agréée | La PA a réceptionné la facture émise par votre fournisseur |
| Mise à disposition | Portail Collaboratif | La facture vous est présentée, en attente de votre vérification |
| Prise en charge | Portail Collaboratif | Vous acceptez de traiter la facture. Elle n’est pas encore comptabilisée |
| Approuvée | Sage 100 | L’écriture est générée dans le journal d’achat |
| Approuvée partiellement | Sage 100 | Vous validez une partie de la facture, avec un code motif |
| Refusée | Portail ou Sage 100 | La facture est rejetée avec un code motif, communiqué au fournisseur via la PA |
Point clé
« Prise en charge » ne veut pas dire « comptabilisée ». Tant que vous n’avez pas approuvé la facture dans Sage 100 Comptabilité (ou en Gestion Commerciale), aucune écriture n’existe et la facture n’est rapprochée d’aucune commande ni d’aucun bon de livraison.
Avant de commencer : les paramétrages indispensables
C’est là que se joue 80 % du confort d’usage : quatre contrôles, deux côté portail, deux côté Sage 100.
Côté Portail Collaboratif
Menu : Paramètres > Facturation électronique > Paramètres facturation électronique.
- Activer la réception des factures électroniques : Oui. Sans cela, aucune facture d'achat ne remonte.
- Activer l'acceptation automatique des factures : « Non » est conseillé au démarrage, pour contrôler que les factures reçues vous sont bien destinées. Avec « Oui », les factures sont considérées comme prises en charge automatiquement et deviennent disponibles pour la comptabilité et/ou la Gestion Commerciale sans manipulation dans le portail.
- Un montant maximum peut être défini pour encadrer l'acceptation automatique.
Côté Sage 100 Comptabilité
Menu : Fichier > Paramètres société > Facture Électronique > onglet Paramètres émission / réception.
- Un code journal d'achat doit être renseigné (exemple : ACH). C'est dans ce journal que l'écriture sera générée.
- Un modèle de saisie par défaut doit être défini (exemple : RFE FACTURE ACHAT). Sans modèle, l'onglet Écriture ne peut pas proposer de pièce.
- Le Code EDI / GLN, l'autre identifiant et le contact émetteur doivent être renseignés.
Le modèle de saisie se crée dans Structure > Modèles > Modèles de saisie, en type Achats, rattaché au code journal. Deux règles à respecter : commencer par le poste de charge (601xxxxx, 606xxxxx…) et indiquer le code taxe sur chaque ligne.
Un modèle typique enchaîne trois lignes :
| Ligne | Compte | Sens |
|---|---|---|
| Poste de charge | 601xxxxx / 606xxxxx… | Débit |
| TVA déductible | 445662xx | Débit |
| Collectif fournisseurs | 401xxxxx | Crédit |
Bon à savoir
Vous pouvez définir un modèle de saisie par fournisseur ou par type de fournisseur. Il faut alors ouvrir chaque fiche tiers > onglet Paramètres > Options de traitement > Comptabilisation des factures > Modèle de saisie et y appliquer le modèle voulu (par exemple « Charges Électricité » pour un fournisseur d’énergie). Le fournisseur doit évidemment exister dans Sage 100 avant toute intégration.
Étape 1 — Accéder au Portail Collaboratif depuis Sage 100
Deux chemins possibles :
- Menu Traitement > Sage Portail Collaboratif > Accéder à la société.
- Ou directement l'icône « Sage Portail Collaboratif », sur la page d'accueil de Sage 100, dans le bloc « En route pour la facturation électronique ».
Renseignez ensuite vos identifiants Sage — adresse e-mail puis mot de passe : le portail s’ouvre dans votre navigateur.
Étape 2 — Vérifier la facture dans le Portail Collaboratif
Allez dans Transactions fournisseur > Factures à vérifier. La liste affiche les factures au statut « Mise à disposition », avec le numéro de facture, le nom du fournisseur, le type, la juridiction, le statut de paiement, les dates d’émission et d’échéance, le montant HT et le montant TTC.
Cliquez sur la ligne pour ouvrir la facture. Deux volets s’affichent : à droite l’aperçu du document (le « lisible »), que vous pouvez imprimer ou télécharger en PDF ; à gauche le détail des lignes — désignation, catégorie de TVA, taux de taxe, montant, remises, frais et total HT.
Approuver la facture
Cliquez sur Approuver si vous prenez en charge la facture. Elle est alors mise à disposition de Sage 100 Comptabilité et/ou de la Gestion Commerciale SAGE 100. À ce stade, elle n’est ni comptabilisée, ni rapprochée d’une commande ou d’un bon de livraison.
Refuser la facture
Cliquez sur Refuser si la facture ne vous est pas destinée — une erreur de routage, par exemple. Une table de codes motifs normalisés est alors proposée :
| Code motif | Signification |
|---|---|
| DEST_ERR | Erreur de destinataire |
| DOUBLON / DOUBLE_FACT | Facture en doublon (déjà émise ou reçue) |
| TX_TVA_ERR | Taux de TVA erroné |
| MONTANTTOTAL_ERR | Montant total erroné |
| CALCUL_ERR | Erreur de calcul de la facture |
| NON_CONFORME | Mention légale manquante |
| EMMET_INC / TRANSAC_INC | Émetteur inconnu / transaction inconnue |
| ADR_ERR | Adresse de facturation électronique erronée |
| CMD_ERR | N° de commande incorrect ou manquant |
| CONTRAT_TERM | Contrat terminé |
| REF_CT_ABSENT | Référence contractuelle nécessaire au traitement manquante |
Une facture refusée n’est mise à disposition ni de la Comptabilité 100, ni de la Gestion Commerciale 100.
Une fois approuvée, la facture sort de la liste « Factures à vérifier » et bascule dans Transactions fournisseur > Factures fournisseur, au statut « Prise en charge ». Le bouton Historique retrace toutes les actions menées, par quel utilisateur et à quelle date : reçu par la plateforme, mise à disposition, prise en charge, à comptabiliser.
Si l'acceptation automatique est activée
Dans ce cas, la facture est considérée comme prise en charge automatiquement, donc disponible pour la comptabilité et/ou la Gestion Commerciale sans aucune manipulation dans le Portail Collaboratif. Vous passez directement à l’étape 3.
Étape 3 — Réceptionner la facture dans Sage 100 Comptabilité
Retournez dans Sage 100 Comptabilité : Traitement > Sage Portail Collaboratif > Réception des factures fournisseurs.
La fenêtre « Factures réceptionnées » affiche la liste des factures électroniques disponibles : type, date, n° de facture, total TTC, n° fournisseur, raison sociale, statut et application de traitement. Sélectionnez la facture à intégrer, puis cliquez sur Ouvrir.
Étape 4 — Contrôler le document, le pied et l'échéancier
Dans l’onglet Document, l’écran est scindé en deux : à gauche le lisible de la facture (le PDF d’origine), à droite les lignes de la facture — désignation, quantité colisée, quantité, montant HT, date de livraison, TVA, n° de BC d’origine et n° de BL fournisseur.
- Menu Pied : les éléments liés à l'escompte, à la TVA et aux frais de port, avec la récapitulation RRR / escomptes / taxes et le total TTC.
- Bouton Échéancier : le mode de règlement et la date d'échéance, avec la récapitulation du net à payer.
Étape 5 — Vérifier l'écriture comptable proposée
Cliquez sur l’onglet Écriture. Sage 100 prépare l’écriture comptable associée, à partir du modèle de saisie paramétré dans les paramètres société et/ou sur la fiche fournisseur.
L’en-tête de la pièce comptable reprend le code journal, la date, le libellé (« Facture n° FA000048 »), le sens et le n° de facture. Le détail affiche les lignes : compte de charge au débit, TVA déductible au débit, collectif fournisseur au crédit, avec les totaux débit / crédit et le solde.
Vous pouvez sélectionner une ligne et la modifier : affecter un autre compte de charge, éclater l’écriture sur plusieurs postes de charge, ajuster un montant. Vous êtes sur le principe d’une saisie d’écriture par pièce.
Point d'attention
Si aucun modèle de saisie n’est paramétré — ni dans les paramètres société, ni sur la fiche fournisseur — l’écriture ne peut pas être générée. C’est la cause n° 1 de blocage à cette étape.
Étape 6 — Approuver, totalement ou partiellement
Cliquez sur Approuver pour créer automatiquement la facture dans Sage 100 Comptabilité. La fenêtre « Approbation de la facture » s’ouvre et propose deux champs :
- eStatut : Approuvée ou Approuvée partiellement.
- Code motif : obligatoire en cas d'approbation partielle. Exemples : ART_ERR (article facturé incorrect), QTE_ERR (quantité facturée incorrecte), PU_ERR (prix unitaires incorrects), LIVR_INCOMP (problème de livraison), MODPAI_ERR (modalités de paiement incorrectes), QUALITE_ERR, REM_ERR (remise erronée), SIRET_ERR, CODE_ROUTAGE_ERR, CMD_ERR, REF_CT_ABSENT, AUTRE.
Ces informations sont communiquées à l’émetteur de la facture via la plateforme. Si vous acceptez la facture, le logiciel génère l’écriture dans le journal d’achat sélectionné sur le modèle de saisie. Un message confirme l’enregistrement de la pièce sous un numéro à reporter sur votre pièce justificative.
Deux limites à connaître
Le code motif n’est pas repris dans l’écriture : seul le statut est visible dans le journal. Et aucun commentaire n’est possible en saisie à ce stade.
Étape 7 — Retrouver la pièce et le lisible de la facture
La facture est enregistrée en comptabilité sans ressaisie manuelle. Ouvrez le journal d’achat du mois : les lignes apparaissent avec la colonne eStatut renseignée — Approuvée, Approuvée partiellement ou Prise en charge.
En cliquant sur le numéro de facture, vous accédez au lisible de la facture, stocké dans le FileStream de Sage. Le fichier PDF suit une convention de nommage du type FA-<fournisseur>-<n° de facture>-<date>.pdf.
En parallèle, le statut est mis à jour sur le Portail Collaboratif : la facture y apparaît « Approuvée » ou « Approuvée partiellement ».
Refuser une facture depuis Sage 100 Comptabilité
Le refus est également possible directement depuis Sage 100, via le bouton Refuser de la fenêtre d’une facture prise en charge. Sage affiche alors la fenêtre « Refus de la facture », avec un code motif obligatoire et une zone commentaire.
Lors du refus, le statut de la facture est mis à jour et communiqué au fournisseur via la plateforme agréée, afin qu’il puisse émettre un avoir (total ou partiel), procéder à une refacturation ou, dans certains cas, à une modification.
Attention : le refus est irréversible
La validation de ce traitement est irréversible : la facture réceptionnée est refusée et il n’est plus possible de l’enregistrer dans le fichier comptable. Même si elle avait été « prise en charge » préalablement, l’écriture ne sera pas comptabilisée.
Les six points de vigilance à connaître
Ces points reviennent systématiquement lors de nos accompagnements Sage 100 :
- Les factures restent modifiables après coup dans les journaux d'achat. À ce jour, rien n'empêche de modifier une écriture issue d'une facture électronique : prévoyez une règle interne et une clôture de journal régulière.
- « Prise en charge » ne veut pas dire comptabilisée : l'écriture n'existe qu'après approbation dans Sage 100.
- Le code motif d'approbation partielle n'est pas repris dans l'écriture — seul le statut apparaît.
- Aucun commentaire n'est possible au moment de la saisie de l'écriture.
- Le refus est irréversible une fois validé, et la facture ne peut plus être enregistrée.
- Sans journal d'achat ni modèle de saisie paramétrés, l'intégration ne fonctionne pas.
Acceptation automatique ou contrôle manuel : que choisir ?
| Critère | Contrôle manuel | Acceptation automatique |
|---|---|---|
| Facture non destinée à votre entreprise | Détectée avant l’intégration | Détectée après coup |
| Charge de travail sur le portail | Une vérification par facture | Nulle |
| Traçabilité du refus | Immédiate, depuis le portail | Refus à opérer depuis Sage 100 |
| Contexte adapté | Démarrage, volumes faibles à moyens, fournisseurs hétérogènes | Flux fournisseurs stabilisés, avec un montant maximum défini |
Notre conseil : démarrez en contrôle manuel, mesurez le taux de factures mal routées sur deux à trois mois, puis basculez en acceptation automatique fournisseur par fournisseur, en encadrant par un montant maximum.
Questions fréquentes
Les questions que se posent le plus souvent les utilisateurs de Sage 100 Comptabilité au moment de traiter leurs premières factures fournisseurs électroniques.
Comment accéder au Portail Collaboratif depuis Sage 100 ?
Depuis Sage 100 Comptabilité, allez dans Traitement > Sage Portail Collaboratif > Accéder à la société. Vous pouvez aussi cliquer sur l’icône « Sage Portail Collaboratif » présente sur la page d’accueil, dans le bloc « En route pour la facturation électronique ». Le portail s’ouvre dans votre navigateur après saisie de votre e-mail et de votre mot de passe Sage.
Où trouver les factures fournisseurs à vérifier dans le Portail Collaboratif ?
Dans le menu Transactions fournisseur > Factures à vérifier. La liste présente les factures au statut « Mise à disposition » avec le numéro de facture, le fournisseur, le type, la juridiction, le statut de paiement, les dates d’émission et d’échéance, le montant HT et le montant TTC.
Que signifie le statut « Mise à disposition » d'une facture ?
Il signifie que la plateforme agréée a réceptionné la facture émise par votre fournisseur et vous la présente pour vérification. Aucune action comptable n’a encore été effectuée : vous devez décider de l’approuver (prise en charge) ou de la refuser avec un code motif.
Une facture « prise en charge » est-elle comptabilisée dans Sage 100 ?
Non. « Prise en charge » signifie seulement que vous acceptez de traiter la facture et qu’elle est mise à disposition de Sage 100 Comptabilité et/ou de la Gestion Commerciale. L’écriture comptable n’est générée qu’après l’approbation dans Sage 100 Comptabilité. À ce stade, la facture n’est pas non plus rapprochée d’une commande ni d’un bon de livraison.
Comment intégrer une facture fournisseur du Portail Collaboratif dans Sage 100 Comptabilité ?
Allez dans Traitement > Sage Portail Collaboratif > Réception des factures fournisseurs. Sélectionnez la facture dans la liste des factures réceptionnées et ouvrez-la. Contrôlez l’onglet Document, le Pied et l’Échéancier, puis ouvrez l’onglet Écriture et cliquez sur Approuver. La pièce est alors créée dans le journal d’achat, sans ressaisie.
Quels paramétrages faut-il faire dans Sage 100 avant de recevoir des factures électroniques ?
Dans Fichier > Paramètres société > Facture Électronique > onglet Paramètres émission / réception, il faut renseigner un code journal d’achat (exemple : ACH) et un modèle de saisie par défaut (exemple : RFE FACTURE ACHAT), ainsi que le code EDI / GLN et le contact émetteur. Côté portail, la réception des factures électroniques doit être activée. Enfin, chaque fournisseur doit exister dans Sage 100.
Comment créer un modèle de saisie pour les factures d'achat électroniques ?
Dans Structure > Modèles > Modèles de saisie, créez un modèle de type Achats rattaché à votre code journal d’achat. Commencez par le poste de charge (601xxxxx, 606xxxxx…), puis la TVA déductible (445662xx) et le collectif fournisseurs (401xxxxx). Indiquez le code taxe sur chaque ligne : sans lui, le calcul de TVA ne se fait pas correctement.
Peut-on définir un modèle de saisie différent par fournisseur ?
Oui. Ouvrez la fiche du tiers, onglet Paramètres > Options de traitement > Comptabilisation des factures > Modèle de saisie, et sélectionnez le modèle voulu (par exemple « Charges Électricité » pour un fournisseur d’énergie). Cela permet d’affecter automatiquement le bon compte de charge selon le type de fournisseur.
Peut-on modifier l'écriture proposée avant de l'approuver ?
Oui. Dans l’onglet Écriture, vous pouvez sélectionner une ligne et la modifier : affecter un autre compte de charge, éclater l’écriture sur plusieurs postes de charge ou ajuster un montant. Vous êtes sur le principe d’une saisie d’écriture par pièce.
Que se passe-t-il si je refuse une facture fournisseur ?
Le refus est irréversible. La facture réceptionnée est rejetée et ne peut plus être enregistrée dans le fichier comptable, même si elle avait été prise en charge auparavant. Le statut est mis à jour et communiqué à l’émetteur via la plateforme agréée, avec le code motif et le commentaire. Le fournisseur peut alors émettre un avoir total ou partiel, refacturer ou, dans certains cas, modifier sa facture.
Quels sont les codes motifs de refus d'une facture électronique ?
Les principaux codes normalisés sont : DEST_ERR (erreur de destinataire), DOUBLON et DOUBLE_FACT (facture en doublon), TX_TVA_ERR (taux de TVA erroné), MONTANTTOTAL_ERR (montant total erroné), CALCUL_ERR (erreur de calcul), NON_CONFORME (mention légale manquante), EMMET_INC (émetteur inconnu), TRANSAC_INC (transaction inconnue), ADR_ERR (adresse de facturation électronique erronée), CMD_ERR (n° de commande incorrect ou manquant), CONTRAT_TERM (contrat terminé) et REF_CT_ABSENT (référence contractuelle manquante).
Qu'est-ce qu'une approbation partielle et quand l'utiliser ?
L’approbation partielle permet de valider une partie seulement de la facture, en indiquant un code motif obligatoire : ART_ERR, QTE_ERR, PU_ERR, LIVR_INCOMP, MODPAI_ERR, QUALITE_ERR, REM_ERR, SIRET_ERR, CODE_ROUTAGE_ERR, AUTRE… Le statut « Approuvée partiellement » est renvoyé au fournisseur via la plateforme. Attention : le code motif n’est pas repris dans l’écriture comptable, seul le statut y figure.
Où est stocké le PDF de la facture après comptabilisation ?
Dans le FileStream de Sage. Depuis le journal d’achat, cliquez sur le numéro de facture pour ouvrir le lisible. Le fichier est nommé selon une convention du type FA-<fournisseur>-<n° de facture>-<date>.pdf. Vous pouvez également télécharger la facture en PDF depuis le Portail Collaboratif, via les boutons d’action situés à côté de l’aperçu du document.
Faut-il activer l'acceptation automatique des factures ?
Pas au démarrage. Nous recommandons de commencer avec l’acceptation automatique sur « Non », afin de contrôler que les factures reçues vous sont bien destinées. Une fois les flux fournisseurs stabilisés et le taux de factures mal routées mesuré, vous pouvez basculer en automatique, en encadrant le dispositif par un montant maximum.
Que faire si l'onglet Écriture ne propose aucune écriture ?
C’est presque toujours un problème de paramétrage : vérifiez qu’un modèle de saisie est bien défini dans Fichier > Paramètres société > Facture Électronique et/ou sur la fiche du fournisseur, et qu’un code journal d’achat est renseigné. Vérifiez également que le fournisseur existe bien dans Sage 100 et que le modèle comporte un poste de charge et un code taxe.
Les factures électroniques comptabilisées sont-elles verrouillées dans Sage 100 ?
Non. À ce jour, les factures issues du Portail Collaboratif restent modifiables après coup dans les journaux d’achat. C’est un point de vigilance à encadrer par une procédure interne et une clôture de journal régulière, afin de préserver la piste d’audit fiable.
Depuis quand la réception de factures électroniques est-elle obligatoire ?
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent être en capacité de recevoir une facture électronique. L’obligation d’émission s’applique à la même date pour les grandes entreprises et les ETI, et au 1er septembre 2027 pour les PME, TPE et micro-entreprises. Aucune sanction n’est appliquée pendant la phase de démarrage.
Note
Cet article décrit le fonctionnement observé de Sage 100 Comptabilité et du Portail Collaboratif Sage à la date de sa rédaction, sur la base d’un dossier de démonstration. Les écrans, libellés et codes motifs peuvent évoluer selon les versions et les mises à jour Sage. La réglementation relative à la facturation électronique peut également évoluer. Pour une analyse adaptée à votre dossier, rapprochez-vous des sources officielles ou de votre interlocuteur NRC InovaGès.
Votre Sage 100 est-il prêt pour vos factures d'achat ?
Journal d’achat, modèles de saisie, fiches fournisseurs, paramétrage du Portail Collaboratif : nos consultants Sage 100 vérifient votre configuration et forment vos équipes au nouveau circuit de traitement des factures fournisseurs.
Sources et références
- economie.gouv.fr — Facturation électronique entre entreprises : coup d’envoi de la réforme
- entreprendre.service-public.gouv.fr — La facturation électronique est effective
- impots.gouv.fr — Facturation électronique
- NRC InovaGès — Réforme de la facture électronique
- NRC InovaGès — L’adresse de facturation électronique : tout comprendre avant la réforme
